KI und Chatbots im Personalmanagement

KI und Chatbots im Personalmanagement

Wer von Digitalisierung spricht, kommt zwangsläufig irgendwann zur künstlichen Intelligenz (KI). KI, wie wir sie heute verstehen, bildet bestimmte Entscheidungsstrukturen des Menschen in einem Computer nach, sodass er konkrete Anwendungsprobleme relativ eigenständig bearbeiten kann. Die Fähigkeit, deutlich komplexere Strukturen und deutlich höhere Datenmengen als der Mensch in kürzester Zeit zu verarbeiten und zu interpretieren, macht den Computer „intelligent“. Hinzu kommt die lernende Komponente, durch die solche System eigenständiges Handeln innerhalb bestimmter Parameter anwenden können.

KI in ganz unterschiedlichen Ausprägungen taucht in unserem Alltag auf: Wir nutzen sprachgesteuerte Systeme, die uns den Tageskalender, die Aufgaben und das Wetter mitteilen, wir nutzen Software, die uns mitteilt, dass wir früher zu einer Reise aufbrechen müssen, weil der Verkehr zu dicht ist und bald nutzen wir autonom fahrende Autos und LKW. In der Produktion entscheiden Maschinen schon längst selbstständig innerhalb bestimmter Parameter.

In der Kommunikation begegnen uns immer häufiger sog. Chatbots, die z. B. Gespräche mit Kunden führen (schriftlich oder sprachbasiert) oder Serviceaufträge bearbeiten. Auch dies gehört zum Spektrum der KI, weil diese Systeme selbstständig entscheiden, was als Nächstes zu tun ist und permanent dazu lernen.

Neuerdings findet die künstliche Intelligenz auch im Personalmanagement ihre Anwendungsbereiche.

KI unterstützt den Recruiting-Prozess

Beim “Active Sourcing” suchen Recruiter mithilfe von Algorithmen beispielsweise auf Plattformen wie Xing und LinkedIn nach möglichen Kandidaten. Softwareplattformen wie Moberries übertragen diesen Matching-Prozess auf den gesamten HR-Markt. Hier wird mithilfe von künstlicher Intelligenz ein Matching zwischen Kandidaten und Unternehmen umgesetzt.

Die Software Recualizer unterstützt Recruiter bei der Vorauswahl von Bewerbern. Das lästige Screening aller Bewerbungsunterlagen fällt weg. Stattdessen legt der Recruiter die Rahmenkonstellation für den zu besetzenden Job fest. Mit diesen Informationen generiert das System unterschiedliche Bewerbungsaufgaben, die mit den gegebenen Anforderungen übereinstimmen. Haben alle Bewerber bzw. deren Bewerbungsunterlagen die Tests durchlaufen, liegen den Arbeitgebern Werte für die Bewertung der Kandidaten vor. Damit können sie den am besten passenden Kandidaten festlegen und zu einem Interview einladen.

Im Interview selbst könnten bald Leitfäden zum Einsatz kommen, die mithilfe von Daten aus Analyseergebnissen früherer, erfolgreicher Mitarbeiterselektionen und Platzierungen und künstlicher Intelligenz erstellt werden. Jedes Interview wird dann zukünftig individuell nach bestimmten Kriterien und Daten neu zusammengestellt.

Chatbots erhöhen die Candidate-Experience und Mitarbeiterzufriedenheit

Wie bereits erwähnt verwenden auch Chatbots eine künstliche Intelligenz, um in der Mensch-Maschine-Kommunikation eigenständig Fragen zu beantworten, Fragen zu stellen oder Gespräche zu führen.

Sie können im Personalbereich beispielsweise zur Verbesserung der Candidate Experience (Erfahrung von Bewerbern im Bewerbungsprozess) eingesetzt werden. Die Candidate Experience ist wichtig, um die Wahrnehmung von potenziellen Mitarbeitern für den möglichen Arbeitgeber positiv zu beeinflussen, um so eine Beziehung aufzubauen und Vertrauen zu schaffen. 

Über Chatbots können Kandidaten nach passenden Stellenangeboten suchen und Fragen über soziale Kanäle wie den Facebook Messenger beantwortet bekommen. Zudem erhalten Kandidaten automatische Updates und werden über ihren bevorzugten Kanal an anstehende Aufgaben erinnert. Das macht die wichtige Candidate Experience deutlich benutzerfreundlicher und personalisierter.

Laut dem Forrester 2018 Predictions Report werden bis 2020 bei 20 Prozent der großen globalen Unternehmen Kandidaten zuerst mit Chatbots interagieren, bevor ein Recruiter zu ihnen Kontakt aufnimmt.

Chatbots könnten aber auch eingesetzt werden, um Gespräche mit den Mitarbeitern eines Unternehmens zu führen. Die dadurch gewonnen Informationen werden anonymisiert aufbereitet und an die Personalabteilungen gesendet. So erfahren Unternehmen mehr über ihre Mitarbeiter. So lassen sich aber auch etwaige Probleme aufdecken - und das vielleicht noch, bevor sich der Mitarbeiter dieser überhaupt bewusst ist.

Die Studie: "Wertschöpfung neu gedacht - von Humanoiden, KIs und Kollege Roboter" von KPMG und TrendOne erwähnt als Praxisbeispiel eine Smartphone-App der Singapurer OCBC-Bank für ihre Mitarbeiter. Der Arbeitgeber informiert die Beschäftigten per Chatbot zu Themen rund um das Personalmanagement. Die App greift dafür auf das Informationssystem der Personalabteilung zu. Inhaltlich geht es zum Beispiel um Anträge für Arbeitsausfälle und Rückbelastungsansprüche sowie interne Stellenausschreibungen. Die App entlastet die Personalabteilung in ihrer Kommunikation mit den Mitarbeitern.

Fazit

KI-Anwendungen werden die Tätigkeiten der HR-Abteilungen stark verändern. KI bietet dem Personalmanagement ein hohes Potenzial in allen Bereichen – vom Recruiting-Prozess über die Kommunikation mit Kandidaten und Mitarbeitern bis hin zur Analyse und Identifikation von Problemfeldern im Unternehmen.

Die größte Herausforderung besteht darin, die Hemmschwellen gegenüber KI zu senken und die Akzeptanz in den Unternehmen zu erhöhen. Sie können den Einzug der künstlichen Intelligenz in die Personalabteilung nicht verhindern, jedoch ihre Potenziale nutzen.

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